Automatische Belegerkennung für Lieferscheine zu Archiv.One
Incl. Prüfung!
Der Prozess für die Bearbeitung von eingehenden Lieferscheinen mit Novaline Workflow und SAP Business One ist ein excellentes Beispiel für die Automatisierung und Digitalisierung von traditionell manuellen Aufgaben.
Beschreibung des Prozesses | Vorteile
- Eingehende Lieferscheine (Wareneingangsbelege) werden gescannt,
workflow-gesteuert mittels OCR in ein Textformat gewandelt und dann von der
Novaline-Belegerkennung für Lieferscheine analysiert.
- Dabei wird zunächst der Lieferant aus SAP B1 ermittelt und geprüft, welche
offenen Bestellungen zu diesem Lieferanten dort gespeichert sind.
- Ein Abbild des gescannten Lieferscheins wird auf dem Monitor dargestellt,
daneben die aus diesem Wareneingangsbeleg ermittelten Inhalte.
- Artikelzeilen
werden in tabellarischer Form, ergänzt um aus SAP B1 ausgelesene Stammdaten wie
eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung, angezeigt.
- Mengen und Artikel werden mit vorausgegangener, in SAP B1 erzeugter
Bestellung, abgeglichen, ermittelte Abweichungen farbig markiert.
- Manuelle Korrekturen/Änderungen sind in den ermittelten Daten/Werten ebenso
möglich, wie ergänzende Angaben, z. B. Kostenstelle, Kostenträger oder sonstige
Werte in frei anzulegenden Feldern.
- Wurden z. B. manuelle Anmerkungen auf dem Lieferschein gemacht („Artikel XYZ
ist beschädigt“), kann aus dem Programm heraus der Lieferant z. B. via E-Mail
informiert und der beschriebene Lieferschein als Beleg angehängt werden
- Ein Mausklick öffnet den SAP B1-Dialog “Wareneingang”, automatisch gefüllt
mit den wie vorher beschrieben ermittelten Daten, die dort durch Anklicken von
Hinzufügen zur Wareneingangsverbuchung führen.
- Workflow-gesteuert wird anschließend der Lieferschein dem
nächsten Bearbeitungsschritt zugeführt.
- Am Ende des Prozesses steht die automatische Archivierung in Novaline
Archiv.One.
Fazit
Dieser Prozess ist ein perfektes Beispiel für die Optimierung und Digitalisierung klassischer Geschäftsprozesse. Durch die Kombination von Automatisierung, Integration und Flexibilität werden nicht nur Fehler minimiert und Zeit gespart, sondern auch die Effizienz in der Bearbeitung von Lieferscheinen erheblich gesteigert. Dies unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse skalierbar und nachhaltig zu gestalten.
Konkrete Infos zur Belegerkennung für SAP Business One