Softwareentwicklung
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Anwenderbericht: Bauorganisation mit Novaline Bautec und Archiv.One ...

… incl. automatischer Erkennung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen – perfekt für das Baugeschäft Schwidde!

Das Baugeschäft Schwidde wurde 1964 gegründet. Mit derzeit 15 Spezialbaufacharbeitern und 3 Azubis ist Schwidde professioneller Partner in allen Fragen rund um den Wohnungsbau sowie für Industrie- und Ingenieurbau.

„Komplette Bauvorhaben bearbeiten wir schon lange mit der Novaline-Software Bautec.One. Da wir auch unsere Belege und E-Mails archivieren wollten, kam das Novaline-Archivsystem Archiv.One ergänzend dazu“ so Thomas Grohmann, Geschäftsführer von Schwidde.

Durch die Archivierung entwickelte sich nach und nach ein hauseigenes Dokumenten-Management-System (DMS), das alle Informationen und Belege in elektronischen Bauakten sammelt, immer aktuell am PC anzeigt und Ordner überflüssig macht.  

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Wichtige Funktionen wie

  • automatische Archivierung der Ausgangsbelege aus Bautec.One
  • Archivierung weiterer Belege wie E-Mails mit Anlagen, Faxe, Word-Dokumente, EXCEL und Bauzeichnungen
  • Belegviewer mit umfangreichen Suchfunktionen und Ansicht von Belegen direkt in Bautec.One ohne Programmwechsel
  • ...

machen diese Softwarekombination für das Baugeschäft praktikabel.

„Nach diesen positiven Erfahrungen suchten wir weiter nach Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten“ so Thomas Grohmann weiter.

Die Lösung: Ergänzend zu Archiv.One wurden Novaline-Workflow und die automatische Belegerkennung für Eingangsrechnungen installiert.

Diese beiden Software-Lösungen übernehmen automatisch u. a.

  • die Analyse der Inhalte von gescannten Eingangsrechnungen
    • die Ermittlung von Lieferanten
    • die Prüfung auf Einhaltung der Rechnungsformalitäten gem. § 14 UStG
  • die Darstellung der Rechnungsinhalte in übersichtlicher, tabellarischer Form auf dem Bildschirm
  • die rechnerische Kontrolle von Rechnungszeilen - und Endsummen
  • den Abgleich von Artikelnummern und Preisen aus Bautec.One
  • die Übergabe neuer Artikel an Bautec.One
  • die Automatisierung der Kostenrechnung durch Auslesen verschiedenster Belegdaten wie Artikelnummern oder Objektnummern
  • die workflow-gesteuerte Weiterleitung zum nächsten Bearbeitungsschritt
  • die Verbuchung in Novaline Fibu.One
  • die automatische Archivierung der Eingangsrechnung

„Mit der Novaline-Software haben wir eine echte Arbeitserleichterung im Unternehmen geschaffen, die allen zu Gute kommt!“ ist sich der Geschäftsführer sicher!

 

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Wir begrüßen unsere neuen Kollegen!

Im August und September verstärken wir unser Team!

Am 01.08.2018 beginnt unser neuer Azubi im IT-Service/Support seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann.

Anfang und Mitte September werden zwei weitere neue Kollegen folgen und unser Team im IT-Service/Support unterstützen.

Auf gute Zusammenarbeit! 

Unsere neue E-Mail Archivierung

konzipiert als Outlook-Add-in. Großer Vorteil: Mit dem Programmstart von Outlook wird automatisch die Option zur E-Mail-Archivierung angeboten. Beim Sichten jeder Mail bedarf es nur eines weiteren Klicks und die Mail mit Anhängen ist automatisch archiviert.
In Verbindung mit unserer Novaline-Belegerkennung können als E-Mail-Anhang empfangene Rechnungen, Auftragsbestätigungen usw. zusätzlich direkt an den Novaline-Workflow weitergeleitet werden. 

 

Automatische Belegerkennung für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen incl. Prüfung

Unsere Softwareentwicklung hat  eine interessante Lösung zur automatischen Erkennung von Eingangsbelegen fertig gestellt:
die automatische Belegerkennung für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen incl. Prüfung.
Eingegangene und gescannte Belege (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen) werden automatisch erkannt, in ihre einzelnen Positionen zerlegt und in tabellarischer Form auf dem Monitor dargestellt. Jede Summe wird automatisch rechnerisch geprüft, bei Differenzen selbstständig korrigiert und farbig hinterlegt. So kann der/die Bearbeiter/in die Werte nochmal manuell kontrollieren und ggfls. ändern und ergänzen, bis alles ok ist.
Im Anschluss wird der Beleg workflow-gesteuert dem nächsten Bearbeitungsschritt zugeführt.

Infos finden Sie auf dieser Seite unter Unsere Software, für SAP-Interessierte unter SAP Add-ons, Sage-Infos gibt's unter Sage Add-ins.

 

Re-Zertifizierung von SAP für unser Add-on: Archiv.One

Ganz aktuell wurde unser SAP Business One Add-on Archiv.One von SAP re-zertifiziert.
Wir freuen uns über dieses Zertifikat, belegt es doch die gelungene Integration (technisch und funktional) unserer Software in SAP Business One.

 

Urlaubs- und Abwesenheitsplaner

In diesem Planer können Sie nicht nur übersichtlich alle Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter/innen erfassen, sondern auch alle anderen  Abwesenheitszeiten z. B. Kundentermine, Projekteinsätze, Krankheitstage, Urlaubsvertretungen usw. verwalten.

Möchten Sie mehr darüber wissen?
Informieren Sie sich hier unter Digitales Personalbüro oder für SAP-User unter SAP Digitales Personalbüro.

 

Auch neu: die „Belegbearbeitung“ mit Post-it und Stempeln

Die Software bietet Stempel und Haftnotizen an, die direkt am Rechner auf einen Beleg “gestempelt” bzw. “geklebt” werden können. Es gibt Vorlagen, aber auch freie Gestaltungsmöglichkeiten. Ein Beispiel:

  • erster Stempel direkt in der Posteingangsstelle
  • zweiter Stempel “geprüft” durch den Kollegen in der Rechnungsprüfung
  • dritter Vermerk als Post-it für die Buchhaltung mit einem Hinweis
  • letzter Stempel “gebucht”

Dieser Beleg beinhaltet so alle notwendigen Infos - wie früher - nur digital, direkt am PC, für alle sichtbar.

ZUGFeRD: Wofür brauche ich das und welchen Nutzen habe ich davon?

ZUGFeRD ist eine "zugkräftige" Ergänzung zu unserem Novaline Add-on für SAP B1 Archiv.One!

Elektronische Rechnungen können Sie als E-Mail-Anhang schon heute versenden, wenn Sie unsere E-Mail-Archivierung nutzen. Der Anhang ist dann im PDF-Format gespeichert .

Die Vorsteuer aus ein- und ausgehenden PDF-Rechnungen darf seit einiger Zeit auch gezogen werden. Eine elektronisch erhaltene Rechnung muss allerdings auch digital archiviert werden!

Durch elektronische Rechnungen werden die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material- und Portokosten sowie der automatischen Verarbeitung deutlich reduziert bzw. fallen ganz weg!

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Wo ist das ZUGFeRD jetzt "stärker"?

Wenn Ihre Kunden Rechnungen im ZUGFeRD-Format fordern und zur Bedingung machen - kein Grund, "angespannt" zu sein - mit Archiv.One sind Sie gerüstet!

Arbeiten Sie international? Dann ist "Ihr ZUGFeRD" ganz weit vorne ... hinsichtlich des einheitlichen Datenformates.

ZUGFeRD "zieht" auch mit der automatischen Belegerkennung und dem Workflow, unseren Ergänzungen zu Novaline Archiv.One: Bei der Datenanalyse von Eingangsbelegen wird automatisch das XML- und nicht das PDF-Format herangezogen. So gelangen immer fehlerfreie Daten in den optimierten Unternehmensprozess.

Möchten Sie ZUGFeRD auch vor Ihr Unternehmen "spannen"? Sprechen Sie uns an!

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Schnittstelle zu "123erfasst" in Bautec.One und Construction.One

„123erfasst ist eine mobile Projekt-Dokumentation fürs Handy. Mit „123erfasst“ lassen sich Daten auf der Baustelle erfassen und im Büro auswerten:

  • Stundenzettel mit dem Handy erfassen
  • Baustellendokumentation durch Fotos dem einzelnen Projekt zuordnen
  • Tagelohn und Regiearbeiten erfassen
  • Einsatz von Geräten, Maschinen und Werkzeugen protokollieren
  • Materialverbrauch erfassen
  • Objektdaten automatisch oder manuell in 123erfasst anlegen
  • erfasste Zeiten können an Novaline Personal.One zur Abrechnung übergeben werden
  • ...

Die neue Schnittstelle ermöglicht die Übertragung wichtiger Basisdaten (wie z. B. Stammdaten: Adresse, Baustelle, Baubeginn/Bauende usw.) aus Bautec.One / Construction.One an „123erfasst“. So kann der User auf der Baustelle sofort starten – ohne diese Daten nochmal erfassen zu müssen.

Das ist praktisch, schnell und erweitert die Einsatzmöglichkeiten von Bautec.One / Construction.One.

Von uns wird „123erfasst“ als kostenpflichtige Schnittstelle zu Bautec.One / Construction.One (für SAP Business One) mit angeboten.