Softwareentwicklung
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Anwenderbericht der Schwidde Baugeschäft GmbH - Bauorganisation mit Novaline!

Bauorganisation mit Novaline Bautec- und Archiv.One incl. automatischer Erkennung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen – perfekt für das Baugeschäft Schwidde!

Das Baugeschäft Schwidde wurde 1964 gegründet. Mit derzeit 15 Spezialbaufacharbeitern und 3 Azubis ist Schwidde professioneller Partner in allen Fragen rund um den Wohnungsbau sowie für Industrie- und Ingenieurbau.

„Komplette Bauvorhaben bearbeiten wir schon lange mit der Novaline-Software Bautec.One. Da wir auch unsere Belege und E-Mails archivieren wollten, kam das Novaline-Archivsystem Archiv.One ergänzend dazu“ so Thomas Grohmann, Geschäftsführer von Schwidde.

Durch die Archivierung entwickelte sich nach und nach ein hauseigenes Dokumenten-Management-System (DMS), das alle Informationen und Belege in elektronischen Bauakten sammelt, immer aktuell am PC anzeigt und Ordner überflüssig macht.  

Wichtige Funktionen wie

  • automatische Archivierung der Ausgangsbelege aus Bautec.One
  • Archivierung weiterer Belege wie E-Mails mit Anlagen, Faxe, Word-Dokumente, EXCEL und Bauzeichnungen
  • Belegviewer mit umfangreichen Suchfunktionen und Ansicht von Belegen direkt in Bautec.One ohne Programmwechsel
  • ...

machen diese Softwarekombination für das Baugeschäft praktikabel.

„Nach diesen positiven Erfahrungen suchten wir weiter nach Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten“ so Thomas Grohmann weiter.

Die Lösung: Ergänzend zu Archiv.One wurden Novaline-Workflow und die automatische Belegerkennung für Eingangsrechnungen installiert.

Diese beiden Software-Lösungen übernehmen automatisch u. a.

  • die Analyse der Inhalte von gescannten Eingangsrechnungen
    • die Ermittlung von Lieferanten
    • die Prüfung auf Einhaltung der Rechnungsformalitäten gem. § 14 UStG
  • die Darstellung der Rechnungsinhalte in übersichtlicher, tabellarischer Form auf dem Bildschirm
  • die rechnerische Kontrolle von Rechnungszeilen - und Endsummen
  • den Abgleich von Artikelnummern und Preisen aus Bautec.One
  • die Übergabe neuer Artikel an Bautec.One
  • die Automatisierung der Kostenrechnung durch Auslesen verschiedenster Belegdaten wie Artikelnummern oder Objekt-nummern
  • die workflow-gesteuerte Weiterleitung zum nächsten Bearbeitungsschritt
  • die Verbuchung in Novaline Fibu.One
  • die automatische Archivierung der Eingangsrechnung

„Mit der Novaline-Software haben wir eine echte Arbeitserleichterung im Unternehmen geschaffen, die allen zu Gute kommt!“ ist sich der Geschäftsführer sicher!