Softwareentwicklung
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Kurzfristig: Ausbildungsplatz für 2017 frei!

Informations- und Telekommunikationssystem-Kaufmann/-frau

Über uns

Als Softwarehaus mit Sitz in Rheine beschäftigen wir uns mit der Softwareentwicklung innovativer, technologisch führender und branchenunabhängiger Software für die Bereiche Personalabrechnung, Archivierung /Dokumentenmanagement, Workflow, Rechnungswesen (Kostenrechnung, Finanzbuchhaltung) sowie
einer Branchenlösung für Bau und Handwerk.
Mit unserer Software sprechen wir speziell kleine und mittelständische Betriebe an, die praktikable Lösungen brauchen, die Nutzen bringen!

Über dich

DU hast mindestens Fachhochschulreife (Fachabi) möglichst mit kaufm. Ausrichtung oder einen vergleichbaren Schulabschluss mit guten Leistungen? (Auch Studienabbrecher haben eine Chance!)

DU hast ein hohes Interesse an aktueller Computertechnik und Software für kaufm. Anwendungen und besitzt entsprechendes Vorwissen?

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DU kannst eigenverantwortlich arbeiten, bist kundenorientiert und teamfähig?

DU kannst dir vorstellen, unsere Kunden am Telefon (Telefon-Support) und vor Ort beim Umgang mit der Software zu unterstützen, Einarbeitungen vorzunehmen und Schulungen durchzuführen?

Wenn DU dann noch Spaß daran hast, bei der inhaltlichen Entwicklung unserer Software mitzuwirken, solltest DU dein Hobby zum Beruf machen und uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen zusenden!

Wir bieten dir einen zukunftsorientierten Start ins Berufsleben in einem angenehmen Arbeitsumfeld und die Perspektive, bereits während der Ausbildung ein festes Mitglied unseres Teams zu werden.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung, die du uns bevorzugt per E-Mail übersendest!

Ausbildungsbeginn: sofort

Ausbildungsort: Rheine

Schulbildung: Fachhochschulreife

Schulnoten: Gute bis befriedigende Noten in
allen Fächern

Rückfragen und Bewerbungen an

Novaline Informationstechnologie GmbH
Birkenallee 177
48432 Rheine

Fon 05971 868 0
info@novaline.de
www.novaline.de

Ansprechpartner: Horst Ramnitz

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ZUGFeRD: Was ist das und was kann es?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein einheitliches, internationales und frei zugängliches Rechnungsformat.

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Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder sogar mit Partnern zu tun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen. 

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen:
Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen (im PDF/A-3 Format) und aus integrierten, maschinenlesbaren strukturierten Daten (im XML-Format als Anhang). 

Inhaltlich gilt für Rechnungen im ZUGFeRD-Format dasselbe wie für alle anderen Rechnungen, d.h. sie müssen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Im Gegensatz zu anderen Verfahren wie z. B. EDIFACT stellt die ZUGFeRD-Spezifikation keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten ist.

Um elektronische Ausgangsrechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, bzw. eingehende ZUGFeRD-Rechnungen zu erkennen, analysieren, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt - wie die Ergänzungslösung zu unserem Novaline Add-on für SAP Business One Archiv.One.

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ZUGFeRD: Wofür brauche ich das und welchen Nutzen habe ich davon?

ZUGFeRD ist eine "zugkräftige" Ergänzung zu unserem Novaline Add-on für SAP B1 Archiv.One!

Elektronische Rechnungen können Sie als E-Mail-Anhang schon heute versenden, wenn Sie unsere E-Mail-Archivierung nutzen. Der Anhang ist dann im PDF-Format gespeichert .

Die Vorsteuer aus ein- und ausgehenden PDF-Rechnungen darf seit einiger Zeit auch gezogen werden. Eine elektronisch erhaltene Rechnung muss allerdings auch digital archiviert werden!

Durch elektronische Rechnungen werden die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material- und Portokosten sowie der automatischen Verarbeitung deutlich reduziert bzw. fallen ganz weg!

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Wo ist das ZUGFeRD jetzt "stärker"?

Wenn Ihre Kunden Rechnungen im ZUGFeRD-Format fordern und zur Bedingung machen - kein Grund, "angespannt" zu sein - mit Archiv.One sind Sie gerüstet!

Arbeiten Sie international? Dann ist "Ihr ZUGFeRD" ganz weit vorne ... hinsichtlich des einheitlichen Datenformates.

ZUGFeRD "zieht" auch mit der automatischen Belegerkennung und dem Workflow, unseren Ergänzungen zu Novaline Archiv.One: Bei der Datenanalyse von Eingangsbelegen wird automatisch das XML- und nicht das PDF-Format herangezogen. So gelangen immer fehlerfreie Daten in den optimierten Unternehmensprozess.

Möchten Sie ZUGFeRD auch vor Ihr Unternehmen "spannen"? Sprechen Sie uns an!

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Schnittstelle zu "123erfasst" in Bautec.One und Construction.One

„123erfasst ist eine mobile Projekt-Dokumentation fürs Handy. Mit „123erfasst“ lassen sich Daten auf der Baustelle erfassen und im Büro auswerten:

  • Stundenzettel mit dem Handy erfassen
  • Baustellendokumentation durch Fotos dem einzelnen Projekt zuordnen
  • Tagelohn und Regiearbeiten erfassen
  • Einsatz von Geräten, Maschinen und Werkzeugen protokollieren
  • Materialverbrauch erfassen
  • Objektdaten automatisch oder manuell in 123erfasst anlegen
  • erfasste Zeiten können an Novaline Personal.One zur Abrechnung übergeben werden
  • ...

Die neue Schnittstelle ermöglicht die Übertragung wichtiger Basisdaten (wie z. B. Stammdaten: Adresse, Baustelle, Baubeginn/Bauende usw.) aus Bautec.One / Construction.One an „123erfasst“. So kann der User auf der Baustelle sofort starten – ohne diese Daten nochmal erfassen zu müssen.

Das ist praktisch, schnell und erweitert die Einsatzmöglichkeiten von Bautec.One / Construction.One.

Von uns wird „123erfasst“ als kostenpflichtige Schnittstelle zu Bautec.One / Construction.One (für SAP Business One) mit angeboten.

 

  

 

Novaline news: GoBD, Archivierung, Belegerkennung ...

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Bekommen Sie Rechnungen, bspw. Telefonrechnungen in elektronischer Form?

Erhalten Sie Angebote in elektronischer Form (z. B. als E-Mail)?

Versenden Sie Rechnungen in elektronischer Form?

Verschicken Sie sonstige „Steuerrelevante Handelsbriefe“ in elektronischer Form?

Ja? Dann müssen Sie diese archivieren, und zwar revisionssicher und in der Form, in der die Daten bei Ihnen eingegangen sind, also elektronisch!

Sie haben bereits ein elektronisches Archiv - auch für E-Mails - , das diese Anforderungen erfüllt? Gut!

Nein, dann müssen Sie sich um ein Archivsystem kümmern!

Seit dem 01.01.2017 sind die GoBD vollumfänglich in Kraft. Handeln Sie schnell, sprechen Sie Ihren Novaline Business-Partner oder uns direkt an.

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Was bedeutet GoBD eigentlich? Und was muss bei einer Archivierung beachtet werden?

1.    Ordnung und Vollständigkeit

Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen den zeitnah erfassten Geschäftsvorfällen vollständig, ordnungsgemäß und revisionssicher zugeordnet werden. Bei einer zeitnahen Erfassung geht der Gesetzgeber von acht bis zehn Tagen aus.

2.    Nachweisbarkeit

Es muss jederzeit möglich sein, die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen zu können. Bei Bedarf auch rückwirkend.

3.    Elektronische Archivierung

Nicht nur Belege und Daten aus dem eigenen DV-System müssen elektronisch archiviert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein, sondern auch alle Handels- und Geschäftsbriefe die elektronisch empfangen werden unterliegen der Archivierungs-pflicht.

4.    Verfahrensdokumentation

Ein wesentlicher Bestandteil der GoBD ist ebenfalls eine Verfahrensdokumentation. Es muss genau beschrieben sein, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Damit ist ebenso eine Beschreibung der eingesetzten Software, wie eine genaue Definition ihrer Geschäftsprozesse gemeint.

 

E-Mails im Speziellen:

1.    Wie bereits beschrieben, sind E-Mails mit der Funktion eines Handelsbriefes aufbewahrungspflichtig. Dabei kann es sein, dass der E-Mail-Text, die Anhänge oder sogar die Indexierung der E-Mail archiviert werden müssen.

2.    E-Mails müssen in genau der Form aufbewahrt werden, in der sie eine Relevanz haben. Ein PDF-Anhang muss als PDF archiviert werden. Ist der E-Mail-Text relevant, muss die gesamte E-Mail archiviert werden. Ein Ausdrucken und Abheften, Ablegen im Filesystem oder Belassen im E-Mail-Programm reicht hier nicht aus.

3.    Ist nur der E-Mail-Anhang das Entscheidende, ist nur dieser aufbewahrungspflichtig. Die E-Mails selbst sind hier nur das Transportmittel und damit genauso zu bewerten wie ein Briefumschlag.

4.    Generell sind Rechnungen per Mail seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zulässig.

 

Sie haben nun einen groben Überblick was Sie tun müssen, um GoBD-konform und somit rechtssicher zu arbeiten. Aber sehen sie die GoBD nicht als Pflicht oder als Bürde. Nutzen Sie den Einstieg in die elektronische Archivierung, um sich und ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Sehen Sie die Pflicht als Chance und ergreifen diese, denn …

1.    … es wird Ihnen die Chance gegeben, komplett auf Papierdokumente zu verzichten. Scannen Sie Handelsbriefe in Papierform bereits im Posteingang und digitalisieren Sie diese direkt. Das Papierdokument ist bei entsprechender Verfahrensdokumentation nicht mehr aufbewahrungspflichtig. Es reicht die digitale Version.

2.    … ein komplett digitalisierter Geschäftsablauf spart Zeit und somit Geld. Nicht nur Skontofristen können aufgrund reduzierter Durchlaufzeit eines Beleges besser eingehalten werden, auch Ihre Mitarbeiter/innen haben deutliche Zeiteinsparungen durch Prozessoptimierung.

3.    … ein digital durch das Unternehmen geführter Beleg spart bis zu 24 Minuten Zeit Ihrer Mitarbeiter. Grundlage ist eine Zeitberechnung der Steuerberater Heisterborg und Partner in der Wirtschaft aktuell GES I/16.

4.    … alle Belege sind elektronisch vorhanden und somit zentral an einem Platz abgelegt.

5.    … elektronische Dokumente werden schneller und leichter gefunden als ihr papier-gebundenes Gegenstück. Selbst mit einzelnen Wörtern auf Belegen lassen sich diese im gesamten Archiv auffinden.

6.    … ein elektronisches Archiv nimmt wenig bis kein Platz ein. Sie ersparen sich ein großes umfangreiches Papierarchiv.

7.    … Sie können Papierbelege (oder sämtliche digital vorhandenen Belege) komplett elektronisch auslesen lassen und nach Kontrolle automatisch verbuchen. Sie sparen die gesamte manuelle Erfassung von Buchungen.

Ihr Archiv ist so nah wie Ihr PC!

Sie sind unsicher, ob Sie GoBD konform arbeiten?

Sie sind unsicher, ob Ihr Unternehmen in diesem Bezug rechtssicher aufgestellt ist?

Sprechen Sie Ihren SAP-Partner oder uns von Novaline an, wir prüfen das gemeinsam mit Ihnen und entwickeln mit Ihnen und Ihrem Novaline Business-Partner individuelle Lösungen auf Grundlage ihrer Geschäftsprozesse.

Seit dem 01.01.2017 ist die elektronische Archivierung Pflicht! Warten Sie nicht bis der Steuerprüfer vor der Tür steht. Sprechen Sie uns oder Ihren SAP-Partner jetzt an und profitieren auch sie vom günstigeren Preis des DMS im Zuge des Inkrafttretens der GoBD.

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Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen rechtskonform?

Um auf diese Frage eine Antwort zu bekommen nutzen Sie unsere Checkliste!

Unsere neue E-Mail Archivierung

konzipiert als Outlook-Add-in. Großer Vorteil: Mit dem Programmstart von Outlook wird automatisch die Option zur E-Mail-Archivierung angeboten. Beim Sichten jeder Mail bedarf es nur eines weiteren Klicks und die Mail mit Anhängen ist automatisch archiviert.
In Verbindung mit unserer Novaline-Belegerkennung können als E-Mail-Anhang empfangene Rechnungen, Auftragsbestätigungen usw. zusätzlich direkt an den Novaline-Workflow weitergeleitet werden. 

 

Automatische Belegerkennung für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen incl. Prüfung

Unsere Softwareentwicklung hat  eine interessante Lösung zur automatischen Erkennung von Eingangsbelegen fertig gestellt:
die automatische Belegerkennung für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen incl. Prüfung.
Eingegangene und gescannte Belege (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen) werden automatisch erkannt, in ihre einzelnen Positionen zerlegt und in tabellarischer Form auf dem Monitor dargestellt. Jede Summe wird automatisch rechnerisch geprüft, bei Differenzen selbstständig korrigiert und farbig hinterlegt. So kann der/die Bearbeiter/in die Werte nochmal manuell kontrollieren und ggfls. ändern und ergänzen, bis alles ok ist.
Im Anschluss wird der Beleg workflow-gesteuert dem nächsten Bearbeitungsschritt zugeführt.

Infos finden Sie auf dieser Seite unter Unsere Software, für SAP-Interessierte unter SAP Add-ons, Sage-Infos gibt's unter Sage Add-ins.

 

Re-Zertifizierung von SAP für unser Add-on: Archiv.One

Ganz aktuell wurde unser SAP Business One Add-on Archiv.One von SAP re-zertifiziert.
Wir freuen uns über dieses Zertifikat, belegt es doch die gelungene Integration (technisch und funktional) unserer Software in SAP Business One.

 

Urlaubs- und Abwesenheitsplaner

In diesem Planer können Sie nicht nur übersichtlich alle Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter/innen erfassen, sondern auch alle anderen  Abwesenheitszeiten z. B. Kundentermine, Projekteinsätze, Krankheitstage, Urlaubsvertretungen usw. verwalten.

Möchten Sie mehr darüber wissen?
Informieren Sie sich hier unter Digitales Personalbüro oder für SAP-User unter SAP Digitales Personalbüro.

 

Auch neu: die „Belegbearbeitung“ mit Post-it und Stempeln

Die Software bietet Stempel und Haftnotizen an, die direkt am Rechner auf einen Beleg “gestempelt” bzw. “geklebt” werden können. Es gibt Vorlagen, aber auch freie Gestaltungsmöglichkeiten. Ein Beispiel:

  • erster Stempel direkt in der Posteingangsstelle
  • zweiter Stempel “geprüft” durch den Kollegen in der Rechnungsprüfung
  • dritter Vermerk als Post-it für die Buchhaltung mit einem Hinweis
  • letzter Stempel “gebucht”

Dieser Beleg beinhaltet so alle notwendigen Infos - wie früher - nur digital, direkt am PC, für alle sichtbar.